Privacy Policy – Osservatorio Energia

1. Premessa

La presente informativa descrive le modalità con cui Osservatorio Energia (di seguito anche “Associazione” o “Titolare”) tratta i dati personali delle persone fisiche che:

visitano il sito web;
richiedono informazioni;
partecipano alle iniziative organizzate dall’Associazione;
si iscrivono alla newsletter;
presentano domanda di adesione all’Associazione;
instaurano o mantengono un rapporto associativo con l’Associazione.

L’informativa è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale applicabile in materia di protezione dei dati personali.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Osservatorio Energia

Sede legale: c/o Studio Mattonai, Largo Roma 49, 56031 Bientina (PI)

E-mail:

3. Tipologie di dati trattati

L’Associazione può trattare le seguenti categorie di dati personali.

a) Dati di navigazione

Durante la normale navigazione del sito vengono acquisiti automaticamente alcuni dati tecnici, tra cui:

indirizzo IP;
browser utilizzato;
sistema operativo;
data e ora della richiesta;
pagine visitate;
dati tecnici necessari al corretto funzionamento del sito;
log di sicurezza.

Tali dati vengono trattati esclusivamente per finalità tecniche, statistiche aggregate e di sicurezza.

b) Dati forniti volontariamente

Quando l’utente compila un modulo presente sul sito oppure invia una comunicazione tramite e-mail, telefono o altri canali, possono essere trattati dati quali:

nome;
cognome;
ragione sociale;
Partita IVA;
Codice fiscale;
indirizzo;
recapito telefonico;
indirizzo e-mail;
PEC;
ruolo aziendale;
contenuto della richiesta;
eventuali documenti allegati.

c) Dati relativi all’adesione all’Associazione

Nel caso di richiesta di adesione all’Associazione potranno essere trattati, oltre ai dati sopra indicati:

dati necessari alla gestione della domanda di ammissione;
dati necessari alla gestione del rapporto associativo;
categoria di appartenenza;
dati amministrativi;
informazioni relative ai servizi richiesti;
eventuali dati contenuti nella documentazione trasmessa dall’associato.

Saranno trattati esclusivamente i dati strettamente necessari al perseguimento delle finalità istituzionali dell’Associazione.

d) Dati relativi ai pagamenti

Per la gestione delle quote associative e degli eventuali pagamenti potranno essere trattati:

estremi del pagamento;
importo versato;
stato dei pagamenti;
eventuali insoluti;
dati necessari alla gestione amministrativa e contabile.

Qualora l’associato scelga il pagamento tramite addebito diretto SEPA (SDD), saranno inoltre trattati:

IBAN;
intestatario del conto;
dati contenuti nel mandato SEPA;
eventuali informazioni strettamente necessarie alla gestione degli addebiti.

e) Newsletter e comunicazioni informative

Nel caso di iscrizione volontaria alla newsletter potranno essere trattati:

nome;
indirizzo e-mail;
preferenze eventualmente indicate dall’interessato.

4. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati esclusivamente per finalità determinate, esplicite e legittime.

In particolare, i dati potranno essere utilizzati per:

a) Navigazione del sito

Consentire il corretto funzionamento del sito, garantire la sicurezza informatica, prevenire utilizzi illeciti e gestire eventuali anomalie tecniche.

Base giuridica:

legittimo interesse del Titolare.

b) Gestione delle richieste dell’utente

Rispondere a richieste di informazioni, appuntamenti, chiarimenti o comunicazioni inviate spontaneamente dall’utente.

Base giuridica:

esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato oppure legittimo interesse del Titolare.

c) Gestione della domanda di adesione e del rapporto associativo

I dati personali vengono trattati per:

ricevere la domanda di adesione;
verificarne i requisiti;
deliberare l’ammissione;
gestire il rapporto associativo;
organizzare le attività istituzionali;
consentire la partecipazione alla vita associativa;
inviare comunicazioni istituzionali;
convocare assemblee;
gestire i servizi riservati agli associati;
adempiere agli obblighi previsti dallo Statuto.

Base giuridica:

esecuzione del rapporto associativo.

d) Gestione amministrativa e contabile

I dati sono trattati per:

registrare le quote associative;
emettere ricevute;
gestire la contabilità;
adempiere agli obblighi fiscali e amministrativi;
gestire eventuali insoluti.

Base giuridica:

esecuzione del rapporto associativo e obblighi di legge.

e) Gestione degli addebiti diretti SEPA (SDD)

Qualora l’associato scelga il pagamento mediante addebito diretto SEPA, i dati bancari saranno trattati esclusivamente per:

attivare il mandato SEPA;
eseguire gli addebiti autorizzati;
gestire eventuali revoche;
gestire insoluti;
adempiere agli obblighi previsti dalla normativa bancaria.

Base giuridica:

esecuzione del rapporto associativo e del mandato di pagamento.

f) Invio della newsletter

Inviare aggiornamenti, comunicazioni informative, eventi, guide, pubblicazioni e altre comunicazioni riguardanti le attività dell’Associazione.

Base giuridica:

consenso dell’interessato, ove richiesto dalla normativa applicabile.

g) Adempimento di obblighi di legge

Adempiere agli obblighi previsti dalla normativa nazionale ed europea.

Base giuridica:

obbligo legale.

5. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali è, a seconda dei casi, facoltativo oppure necessario.

In particolare:

il conferimento dei dati di navigazione è implicito nell’utilizzo dei protocolli Internet;
il conferimento dei dati richiesti nei moduli di contatto è facoltativo, ma necessario per consentire al Titolare di rispondere alla richiesta dell’interessato;
il conferimento dei dati necessari per la domanda di adesione all’Associazione è indispensabile per poter valutare la richiesta di ammissione e gestire il rapporto associativo;
il conferimento dei dati necessari alla gestione amministrativa, contabile e fiscale è obbligatorio per l’esecuzione del rapporto associativo e per l’adempimento degli obblighi di legge;
il conferimento dei dati bancari è facoltativo, ma indispensabile qualora l’associato scelga il pagamento della quota associativa mediante addebito diretto SEPA (SDD);
il conferimento dei dati per l’iscrizione alla newsletter è facoltativo e il mancato consenso non pregiudica la possibilità di aderire all’Associazione o di usufruire dei servizi istituzionali.

Il mancato conferimento dei dati obbligatori potrebbe rendere impossibile instaurare o proseguire il rapporto associativo oppure fornire i servizi richiesti.

6. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali viene effettuato nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza previsti dal GDPR.

I dati sono trattati mediante strumenti:

informatici;
telematici;
cartacei, ove necessario.

Il trattamento è effettuato esclusivamente da persone autorizzate oppure da soggetti esterni debitamente nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

L’Associazione adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali contro:

accessi non autorizzati;
perdita accidentale;
distruzione;
alterazione;
divulgazione non autorizzata;
utilizzo illecito.

7. Destinatari dei dati

I dati personali potranno essere comunicati esclusivamente nei limiti strettamente necessari al perseguimento delle finalità indicate nella presente informativa.

In particolare, i dati potranno essere trattati da:

componenti degli organi dell’Associazione autorizzati al trattamento;
collaboratori e volontari autorizzati;
professionisti incaricati (commercialisti, consulenti fiscali, consulenti legali e altri professionisti);
fornitori di servizi informatici;
gestori del sito web;
hosting provider;
fornitori di servizi cloud;
fornitori di servizi di posta elettronica;
piattaforme utilizzate per la gestione della newsletter;
società incaricate dell’assistenza tecnica;
istituti bancari;
prestatori di servizi di pagamento (Payment Service Provider – PSP);
circuiti di pagamento SEPA;
intermediari finanziari coinvolti nell’esecuzione degli addebiti diretti SEPA (SDD);
autorità pubbliche, enti pubblici o soggetti legittimati dalla legge.

Tali soggetti operano, a seconda dei casi, in qualità di:

autonomi titolari del trattamento;
responsabili del trattamento debitamente nominati;
soggetti autorizzati.

8. Comunicazione dei dati nell’ambito dell’esecuzione dei servizi

L’Associazione svolge prevalentemente attività di informazione, supporto, orientamento e tutela degli associati.

Qualora un associato richieda l’erogazione di servizi tecnici, professionali o operativi che non rientrano nelle attività istituzionali dell’Associazione, i dati personali potranno essere comunicati esclusivamente ai soggetti incaricati dell’esecuzione del servizio richiesto.

Tale comunicazione avverrà esclusivamente nella misura strettamente necessaria all’erogazione del servizio e nel rispetto della normativa vigente.

Qualora la comunicazione dei dati richieda il consenso dell’interessato ai sensi della normativa applicabile, essa sarà effettuata solo dopo aver acquisito tale consenso.

9. Gestione degli addebiti diretti SEPA (SDD)

Nel caso in cui l’associato scelga il pagamento della quota associativa mediante addebito diretto SEPA (SDD), l’Associazione tratterà esclusivamente i dati bancari necessari all’esecuzione del mandato.

I dati potranno essere comunicati agli istituti bancari, ai prestatori di servizi di pagamento (PSP), ai circuiti SEPA e agli altri soggetti tecnicamente coinvolti nell’esecuzione dell’addebito.

I dati bancari saranno utilizzati esclusivamente per:

registrare il mandato SEPA;
eseguire gli addebiti autorizzati;
gestire eventuali revoche;
gestire eventuali insoluti;
adempiere agli obblighi previsti dalla normativa bancaria e contabile.

I dati bancari non saranno utilizzati per finalità diverse da quelle sopra indicate.

10. Trasferimento dei dati verso Paesi extra UE

Qualora l’utilizzo di servizi informatici, piattaforme cloud, strumenti di comunicazione o servizi di newsletter comporti il trasferimento di dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo (SEE), tale trasferimento avverrà esclusivamente nel rispetto delle disposizioni previste dagli articoli 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679.

In particolare, il trasferimento potrà avvenire:

verso Paesi riconosciuti dalla Commissione Europea come aventi un livello adeguato di protezione;
mediante l’adozione delle Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses – SCC);
mediante altre garanzie previste dalla normativa vigente.

11. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo previsto dalla normativa applicabile.

In particolare:

i dati relativi alle richieste di contatto saranno conservati per il tempo necessario a fornire riscontro e, successivamente, per il periodo necessario alla tutela dei diritti del Titolare;
i dati relativi al rapporto associativo saranno conservati per tutta la durata dell’iscrizione e, successivamente, per il periodo previsto dalla normativa civilistica, fiscale e amministrativa;
i dati relativi ai pagamenti saranno conservati nei termini previsti dalla normativa contabile e fiscale;
i dati relativi ai mandati SEPA saranno conservati per il periodo previsto dalla normativa bancaria e per la gestione di eventuali contestazioni;
i dati relativi alla newsletter saranno conservati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione da parte dell’interessato;
i dati tecnici di navigazione saranno conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità di sicurezza e funzionamento del sito.

12. Diritti dell’interessato

Ai sensi degli articoli 15 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), l’interessato può esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti:

ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
ottenere l’accesso ai propri dati personali;
richiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
ottenere la cancellazione dei dati personali nei casi previsti dall’articolo 17 del GDPR;
richiedere la limitazione del trattamento nelle ipotesi previste dall’articolo 18 del GDPR;
ricevere i dati personali in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente possibile, trasmetterli ad altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità);
opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati nei casi previsti dall’articolo 21 del GDPR;
revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

L’esercizio di tali diritti può essere richiesto inviando una comunicazione ai recapiti indicati nella presente informativa.

13. Reclamo all’Autorità Garante

Qualora l’interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa vigente, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento (UE) 2016/679 oppure di adire le competenti autorità giudiziarie.

14. Processi decisionali automatizzati e profilazione

I dati personali non sono utilizzati per l’adozione di decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato, ai sensi dell’articolo 22 del Regolamento (UE) 2016/679.

L’Associazione non svolge attività di profilazione automatizzata degli associati o degli utenti del sito, salvo eventuali servizi espressamente richiesti dall’interessato e previo consenso, ove previsto dalla normativa.

15. Newsletter e comunicazioni informative

L’interessato può scegliere liberamente di iscriversi alla newsletter dell’Associazione per ricevere:

notizie sulle attività associative;
comunicati stampa;
inviti a convegni, webinar ed eventi;
pubblicazioni;
rapporti;
guide;
approfondimenti;
iniziative promosse dall’Associazione.

L’iscrizione alla newsletter è facoltativa.

L’interessato potrà revocare il consenso in qualsiasi momento utilizzando l’apposito collegamento presente in ogni comunicazione oppure contattando direttamente l’Associazione.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le comunicazioni istituzionali strettamente connesse al rapporto associativo (ad esempio convocazioni assembleari, comunicazioni agli associati, rinnovi delle quote, variazioni statutarie, informazioni relative ai servizi associativi o altri adempimenti previsti dallo Statuto) potranno invece essere inviate anche indipendentemente dall’iscrizione alla newsletter, in quanto necessarie alla corretta gestione del rapporto associativo.

16. Cookie

Il sito utilizza cookie tecnici necessari al corretto funzionamento delle pagine e dei servizi offerti.

Potranno inoltre essere utilizzati cookie analitici e, previo consenso dell’utente ove richiesto dalla normativa vigente, cookie di profilazione, cookie di terze parti e altri strumenti analoghi.

Le informazioni dettagliate sui cookie utilizzati, sulle relative finalità e sulle modalità di gestione del consenso sono disponibili nella Cookie Policy pubblicata sul sito.

17. Sicurezza dei dati

L’Associazione adotta misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza proporzionato ai rischi derivanti dal trattamento dei dati personali.

Tali misure comprendono, a titolo esemplificativo:

controllo degli accessi ai sistemi informatici;
autenticazione degli utenti autorizzati;
sistemi di backup;
aggiornamento dei software;
protezione antivirus e antimalware;
utilizzo di connessioni sicure ove applicabile;
limitazione dell’accesso ai dati al personale autorizzato.

Pur adottando ogni ragionevole misura di sicurezza, nessun sistema informatico può garantire un livello di sicurezza assoluto.

18. Collegamenti a siti di terzi

Il sito può contenere collegamenti a siti Internet gestiti da soggetti terzi.

L’Associazione non è responsabile delle modalità con cui tali soggetti trattano i dati personali degli utenti.

L’utente è invitato a consultare le rispettive informative privacy prima di utilizzare tali siti o servizi.

19. Minori

Il sito e le attività dell’Associazione non sono specificamente rivolti a minori di anni 18.

Qualora l’Associazione venga a conoscenza dell’eventuale raccolta involontaria di dati personali riferibili a minori in violazione della normativa vigente, provvederà senza ritardo alla loro cancellazione o ad adottare le misure previste dalla legge.

20. Comunicazione dei dati a partner e fornitori di servizi

Per il perseguimento delle proprie finalità istituzionali, l’Associazione può collaborare con professionisti, imprese, enti, consulenti e altri soggetti qualificati operanti nei settori dell’energia, dell’efficienza energetica, delle energie rinnovabili, della finanza agevolata, della consulenza aziendale e in altri ambiti coerenti con gli scopi associativi.

Qualora l’associato richieda espressamente l’attivazione di uno specifico servizio fornito da tali soggetti, i dati personali strettamente necessari potranno essere comunicati al partner incaricato dell’erogazione del servizio.

Quando la normativa lo richiede, tale comunicazione avverrà esclusivamente previo consenso dell’interessato.

In ogni caso saranno comunicati esclusivamente i dati strettamente necessari all’esecuzione del servizio richiesto.

21. Comunicazioni promozionali di partner

L’Associazione non comunica i dati personali degli associati a soggetti terzi per finalità commerciali o promozionali senza il preventivo consenso dell’interessato, ove richiesto dalla normativa vigente.

Qualora l’interessato presti uno specifico consenso, i suoi dati potranno essere comunicati esclusivamente a partner selezionati operanti in settori coerenti con le finalità dell’Associazione, affinché possano proporre servizi, iniziative o opportunità di interesse per gli associati.

Il consenso è sempre facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento.

La mancata prestazione del consenso non comporta alcuna conseguenza sull’adesione all’Associazione né sulla possibilità di usufruire dei servizi istituzionali.

22. Aggiornamenti della presente informativa

La presente Privacy Policy potrà essere modificata o aggiornata in qualsiasi momento, anche in conseguenza di:

modifiche legislative;
provvedimenti delle Autorità competenti;
evoluzione delle attività dell’Associazione;
introduzione di nuovi servizi;
aggiornamenti tecnologici.

Le modifiche saranno pubblicate sul sito internet dell’Associazione e diverranno efficaci dalla data della loro pubblicazione, salvo diversa indicazione.

Gli associati saranno informati delle modifiche sostanziali con modalità ritenute idonee dall’Associazione.

23. Contatti per l’esercizio dei diritti

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali oppure per esercitare i diritti previsti dal Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

Osservatorio Energia

Sede legale: c/o Studio Mattonai, Largo Roma 49, 56031 Bientina (PI)

E-mail:

24. Versione dell’informativa

La presente informativa è aggiornata al 28 luglio 2026.

L’ultima versione è sempre disponibile sul sito ufficiale dell’Associazione.

25. Informazioni sui consensi

Quando il trattamento dei dati personali si basa sul consenso dell’interessato, quest’ultimo sarà richiesto mediante specifiche caselle di selezione (checkbox) chiaramente distinte.

In particolare, saranno separati:

la presa visione della presente Privacy Policy;
l’eventuale consenso all’iscrizione alla newsletter;
l’eventuale consenso alla ricezione di comunicazioni promozionali;
l’eventuale consenso alla comunicazione dei dati a partner esterni per l’erogazione di servizi, ove richiesto dalla normativa applicabile.

L’interessato potrà prestare o negare ciascun consenso in modo libero, specifico, informato e inequivocabile.

26. Clausola finale

L’Associazione tratta i dati personali esclusivamente nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, limitazione delle finalità, integrità e riservatezza previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), adottando tutte le misure organizzative e tecniche ragionevolmente necessarie a garantire un adeguato livello di protezione dei dati personali.

L’obiettivo dell’Associazione è assicurare che ogni trattamento avvenga con la massima attenzione alla tutela dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati, nel rispetto della normativa vigente e dei principi di responsabilizzazione (accountability) previsti dal GDPR.